Are You Becoming a “Productive” Moron? - Stepcase Lifehack: “A recent article in the New York Times on recent research by Intercall, noted that 30% of workers in the U.S. who use technology to do their jobs feel the need to stay connected to work 24/7, even during weekends, breaks and holidays. One in two workers also say that taking time off is becoming increasingly challenging.

Today, 25% of workers think that their supervisors expect them to be online and connected to work after hours and that their job security depends on this. Almost 15% of respondents say that they plan to attend at least one work-related call or web meeting during their next vacation and 17% say that it is frowned upon if they don’t connect to work during their vacations.

I’d like to make a bet.

Without the active intervention of management in your company, these numbers are only going to get worse. They are fuelled by fears and anxieties that have increased during this recession, and technology has allowed bad habits to spread across companies like wildfire.

Turning the ship around is no easy task.

After all, where does the accountability for “worker productivity” lie in most companies? Is it with line managers? The CEO? The CFO? Someone in Human Resources?

It’s one of those issues that’s likely to continue to fall through the cracks, and anyone who does try to change it is faced with the fact that they’ll need the consensus of a number of executives and managers in order to turn things around. In other words, there will have to be public, broad agreement to not send or reply to emails, IM’s and text messages after 12am and before 6am.

Until that happens, more workers will feel like they need to connect to work 24/7, and more managers will make employees feel as if they need to be online and connected after hours, and even more will believe that their job security relies on adopting behaviors modeled by the productive moron.

In the meantime, corporate productivity will continue to suffer as more employees are given smartphones, and bad habits become defacto operating standards.”

For litt siden skrev jeg om en liten artikkelserie om å ta kontroll over innboksen. Etter et par måneder bruk ser det ut til å fungere rimelig bra faktisk.

Det eneste som ble litt vanskelig var å finne igjen e-poster som jeg akkurat hadde lest. Var de i "gjør noe med denne", "under arbeid" eller "arkivert"? Søkefeltet i Thunderbird søker bare i gjeldende mappe og en må velge hva en vil søke etter i nedtrekksmenyen. Og "Search messages" tar så lang tid å sette opp og bruker lang tid på å søke da den begynner å tråle alle mappene mine tilbake til 2004.

Etter å ha rota litt rundt tror jeg jeg har funnet en løsning som fungerer for meg.

• Sett opp et saved search med de mappene en vil søke i og med de kriteriene en ønsker. For min del er et en fire-fem mapper og bare e-poster mindre enn tre måneder gamle.
• Installer GMailUI i Thunderbird som blant annet gjør at du kan bruke mer avanserte uttrykk i søkefeltet.

Så nå om jeg skal finne alle e-poster fra Per som har vedlegg og har IMS i overskriften går jeg til mappa med det lagrede søket og skriver "f:per a:y s:ims" og vips er det en veldig kort liste i vinduet.

Macworld har en interessant artikkelserie om hvordan en kan ta tilbake kontrollen over e-posten.

Empty Your Inbox:

• Day 1 - Turn down the volume on your e-mail
  
• Day 2 - The fast way to file your e-mail
  
• Day 3 - Clean out old e-mail messages

Jeg lurer litt på om jeg skal prøve ut denne metoden og se om den passer. Tidligere har brukt procmail til å flytte forskjellige typer e-post til forskjellige mapper og så lest mappene i en prioritert rekkefølge. Det var nødvendig når jeg brukte å få en del e-poster, typisk 200+, hver eneste dag.

Nå får jeg heldigvis ikke så mye lenger. Med rundt 30-50 e-poster om dagen kan det kanskje være at strategien over vil fungere like bra eller bedre. Sånn rent bortsett fra at jeg aldri kommer til å slette noen e-poster da selvsagt. En plass må en sette grensa. :)

A typical information worker who sits at a computer all day turns to his e-mail program more than 50 times and uses instant messaging 77 times, according to one measure by RescueTime, a company that analyzes computer habits. The company, which draws its data from 40,000 people who have tracking software on their computers, found that on average the worker also stops at 40 Web sites over the course of the day.

- Lost in E-Mail, Tech Firms Face Self-Made Beast, New York Times

Her om dagen trengte jeg å vite hvor mange elever det var i en kommune. Dette hadde jeg tidligere i vår i en eller annen sammenheng henta ned fra GSI, KOSTRA, SSB eller hvor det nå var. Men tanke på hva jeg jobber med håpet jeg på at dette var noe jeg hadde tatt vare på og så jeg slapp å lete det opp igjen. Så da var det inn i "Kildemateriale"-mappa på laptopen, scrolle litt nedover til E og der lå mappa "Elever i kommuner" og venta på meg med et fint lite regneark i seg med elevtallene for alle kommunene. 1 nytt plusspoeng til GTD. :)

Sommerprosjektet fortsetter....

I og med at en skal få ny PC på jobb etter ferien var det på tide å rydde i alt rotet som hadde samlet seg der i løpet av de siste tre årene. Utrolig... Jeg har jobbet i UNINETT ABC i tre år straks... Men tilbake til ryddinga. Hvordan i granskauen skal en arkivere ting så en faktisk finner igjen det en trenger måneder og år senere, når en helt har glemt filnavn og det meste av innholdet.Og hva skal en ta vare på og hva skal slettes?

GTD anbefaler at en tar vare på det en er rimelig sikker på at en kommer til å ha bruk for en gang, og også ting som har en eller annen personlig verdi selvfølgelig. Så når jeg gikk gjennom alle dokumenter og andre filer på laptopen så ble det ikke så mye som ble slettet. Sikkert alt for lite.

Men hvordan skal en arkivere ting? GTD har også er ei anbefaling som jeg er litt mer usikker på, men som prøver ut nå. Rådet er: Arkiver alt alfabetisk fra A til Å. Begrunnelsen er at de fleste ønsker å arkivere etter prosjekt eller grupperinger av et eller annet slag. Ulempen med det er at når du om en stund husker du hadde et dokument om et eller annet, men ikke hvilket prosjekt det var under er det vanskelig å finne igjen raskt. Dette gjelder vel når en har fysisk arkivering, men heldigvis har mulighet til å søke i harddisker. Men jeg ser poenget, og er villig til å prøve.

Så jeg nå etter mange timer over flere dager har jeg omsider fått sortert det meste av kildemateriale og ting jeg vil ta vare på alfabetisk i en flat mappestruktur. Hjernedødt arbeid som passer fint i litt lite motiverte sommerdager. Men det er litt merkelig å se tullevideoen om "Cat herders" rett etter "Brukeradministrativt system - Ulike meninger om". Spørsmålet er vel kanskje hvorfor jeg faktisk tar vare på førstnevnte.

For en stund siden kom jeg tilfeldigvis over et konsept/metode som heter Getting Things Done (GTD). Tydeligvis skal dette være en av de store trendene innen produktivktet de siste årene. Dette måtte jeg jo selvsagt se litt på, spesielt når jeg fant et par oppgavestyringsverktøy både for PC og Windows mobile som støttet opp under konseptet.

Etter å ha sett litt på det virker det som om at det som mye annet er sunn fornuft satt i system, men med litt nye måter å tenke på. Nå er boka med samme navn fra David Allen kjøpt inn, og så får vi se hvordan det går etterhvert. Utfordringen blir vel å tilpasse systemet til egne behov og faktisk være disiplinert nok til å følge det. Sommerprosjekt. :-)