Rett før arbeidsdagens slutt på fredag sendte Difi ut en høring på endringer iforskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning på Standardiseringsportalen. Det som slo meg som mest interessant i denne var snuoperasjonen som foreslås rundt redigerbare dokumenter.
I 2007 kom ODF v1.1 inn som obligatorisk standard for i den førstereferansekatalogen. Alle dokumenter fra staten som innbyggere og næringsliv skulle kunne redigere måtte lagres i dette formatet. Men det ble jo et problem at nesten ingen kontorstøtteverktøy faktisk kunne benytte denne versjonen av formatet og for å være sikker på at mottaker kunne bruke dokumentet måtte man lage to versjoner. En versjon i ODFs .odt[1] og en i Microsofts propritære format .doc, som flertallet av konktorstøtteprogrammer kunne benytte selv om det ikke er en åpen standard.
To år senere, i 2009, ble ODF v1.1 tatt inn i forskriften som i tillegg gjorde den obligatorisk for kommuner og fylkeskommuner. I mellomtiden ble det rivaliserende formatet OOXML, som de fleste kjenner som .docx[2], presset gjennom standardiseringskverna til store protester her til lands. Så da satt vi der med to rivaliserende åpne standarder. I tillegg satt de fleste ennå på versjoner av MS Office som ikke støttet .docx så defacto-standarden var fremdeles .doc.
I 2011 tok vi steget videre og utvidet anvendelsesområdet for ODF i forskriften. I tillegg til å være obligatorisk for publiserte dokumenter på nett ble det obligatorisk å bruke ODF når man utveklset dokumenter i e-post med innbyggere og næringslivet. I seg selv fornuftig nok, men nå måtte alle som behandlet e-post lage flere versjoner av samme dokument. Og det er ganske mange flere enn de som publiserte på nett. Kostnadene til bevisstgjøring og opplæring økte. Det samme gjorde nok frustrasjonen til mange.
På dette tidspunktet begynte mange i offentlig sektor å komme opp på nyere versjoner av Microsoft Office-pakken, så OOXML-formatet .docx begynte å ta over for .doc som defacto-standard i sektoren. Den største ulempen med det er var at veldig få alternative kontorstøtteprogrammer kunne lese disse formatene særlig godt. Ofte gikk mye formatering tapt når man åpnet dokumentet og nesten ingen kunne skrive filer i disse formatene. Så sånn sett var det nyttig med ODF-versjon som innbyggerne kunne åpne uten å miste informasjon, men i praksis måtte ansatte i det offentlige lage to dokumenter fra bunnen av. Et ble laget i MS Office, som de var avhengige av på grunn av integrasjonen med andre fagsystemer, og et i et alternativt kontorstøtteprogram som OpenOffice.org.
Diskusjonene begynte også rundt læringsplattformer og foresatte. Flere mente at dette i praksis var kommunikasjon med innbyggere på grunn av mendgen personer og at skolen ikke stilte programvare til rådighet for foresatte. Burde man ikke også her publisere dokumenter både i .odtog .docx? Og kanskje også .doc? Men dette noe litt absurde dobbeltarbeidet for alle landets lærere blir det sannsynligvis ikke noe av nå.
For nå er forslaget å fjerne ODF som obligatorisk format i forskriften fra 1.1.2013 og heller sette krav til hvilke formater det offentlige skal kunne motta fra innbyggerne og næringslivet. Personlig tror jeg det er det mest fornuftige som gjøres slik situasjonen er i dag med alt merarbeidet og forvirringen som det hele har resultert i.
Men problemet rundt forskjellige dokumentformater er jo ikke blitt borte. Fremdeles har mange kontorstøtteprogrammer store problemer med OOXMLs .docx og mister formatering, kommentarer, revisjonsinformasjon og metadata. Fremdeles kan ikke alle MS Office-versjoner lese og skrive ODFs .odt. For eksempel glimter filformatet totalt med sitt fravær i min Office 2011 for Mac.
Det eneste sikkerstikket, når du ikke vet noe om mottakerens programvare, er i dag det samme som det var i 2007 da denne runddansen startet: lagre dokumentet Microsofts propritære format fra forrige århundre .doc. Litt synd kanskje når man er for åpne standarder, men det ser ut til å være den beste løsningen for å være rimelig sikker på at mottaker kan bruke dokumentet. Og det er vel forhåpentligvis det egentlige målet.
[1] Jeg holder meg til tekstdokumentformatene her, men det vil være tilsvarende for regneark og presentasjoner.
[2] Microsofts .docx er ikke det samme som ISO-standarden OOXML i dag, men i praksis er det dette formatet som er alternativet til ODFs .odt uten at en går for mye inn på de åpne standardene, lukkede utvidelser og endringer.